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General Shareholders meeting
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Algemene Vergadering 2005 (2 juni 2005 om 10u.)
Wij roepen u op voor een tweede buitengewone algemene vergadering die zal gehouden worden op donderdag 2 juni 2005 onmiddellijk na de gewone algemene vergadering, Prins Albertstraat 44, te Elsene-Brussel.
Formaliteiten te vervullen - Bericht van deelneming - Volmacht
Gewone algemene vergadering : Agenda
1. Jaarverslag over de verrichtingen van het boekjaar 2004, verslagen van de commissaris.
2. Verslag over de Corporate Governance.
3. Goedkeuring van de jaarrekeningen van het boekjaar 2004 – Toedeling van de winst en vaststelling van het dividend.
Aan de Algemene Vergadering wordt voorgesteld de jaarrekeningen en de verdeling van de winst over het boekjaar goed te keuren en het bruto dividend per volgestort aandeel vast te stellen op 2,53 EUR, d.i. 1,90 EUR netto. Na aftrek van het op 13 januari 2005 gestorte voorschot van 0,70 EUR netto bedraagt het dividendsaldo dus 1,20 EUR netto, betaalbaar vanaf 9 juni 2005.
4. Decharge aan de bestuurders en de commissaris voor de verrichtingen van het boekjaar 2004.
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld decharge te verlenen aan de bestuurders en de commissaris die gedurende het boekjaar 2004 in functie waren, voor de verrichtingen van dit boekjaar.
5. Raad van bestuur:
a) Benoeming van een bestuurder ter vervanging van de heer Jürgen Ernst wiens mandaat afliep op 31 december 2004.
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om de heer Christian Jourquin (zie curriculum vitae) aan te stellen als bestuurder, ter vervanging van de heer Jürgen Ernst wiens mandaat afliep op 31 december 2004. Zijn mandaat zal vervallen na afloop van de gewone algemene vergadering van mei 2009.
b) Benoeming van een bestuurder ter vervanging van de heer René Degrève die van zijn mandaat afziet vanaf 28 februari 2006.
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om de heer Bernard de Laguiche (zie curriculum vitae) aan te stellen als bestuurder vanaf 1 maart 2006, ter vervanging van de heer René Degrève. Zijn mandaat zal vervallen na afloop van de gewone algemene vergadering van mei 2009.
c) Benoeming van drie bestuurders ter vervanging van Baron Hubert de Wangen, Ridder Guy de Selliers de Moranville en van Dr Uwe-Ernst Bufe, aftredend en herkiesbaar voor een nieuw mandaat van vier jaar.
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om achtereenvolgens Baron Hubert de Wangen, Ridder Guy de Selliers de Moranville en Dr Uwe-Ernst Bufe te herkiezen als bestuurders voor een periode van vier jaar. Hun mandaat zal onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van mei 2009 vervallen.
d) Bevestiging van de aanstelling van Baron Hubert de Wangen, Ridder Guy de Selliers de Moranville en van Dr Uwe-Ernst Bufe als onafhankelijk bestuurder binnen de raad van bestuur (op basis van de criteria waaraan voldaan moet worden om onafhankelijk bestuurder te zijn, zie verslag Corporate Governance 2004, hoofdstuk 4.3.5).
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om de aanstelling van Baron Hubert de Wangen, Ridder Guy de Selliers de Moranville en Dr Uwe-Ernst Bufe als onafhankelijk bestuurder binnen de raad van bestuur te bevestigen.
e) Aanstelling van de heer Whitson Sadler als onafhankelijk bestuurder binnen de raad van bestuur (op basis van de criteria waaraan voldaan moet worden om onafhankelijk bestuurder te zijn, zie verslag Corporate Governance 2004, hoofdstuk 4.3.5).
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om de heer Whitson Sadler te benoemen tot onafhankelijk bestuurder binnen de raad van bestuur.
f) Aanpassing van de vergoeding voor de bestuurders die momenteel sinds 1988 onveranderd op 32.700 EUR (toen 1.500.000 BEF) is gebleven.
Aan de algemene vergadering wordt voorgesteld om de jaarlijkse vergoeding voor de bestuurders als volgt aan te passen vanaf het boekjaar 2005:
-
enerzijds vaste bruto jaarlijkse vergoedingen van 35.000 EUR vast te stellen en een individuele aanwezigheidspenning van 2.500 EUR bruto per vergadering toe te kennen aan de aanwezige bestuurders
-
anderzijds de aanwezigheidspenningen van het auditcomité te bevestigen, meer bepaald: 4.000 EUR bruto voor de leden en 6.000 EUR bruto voor de voorzitter
-
tot slot aanwezigheidspenningen toe te kennen aan het Verlonings- en Benoemingscomité en het Financiëncomité, meer bepaald: 2.500 EUR bruto per lid en 4.000 EUR bruto voor de voorzitters van de Comité, met dien verstande dat de voorzitter van de raad van bestuur, de voorzitter van het Uitvoerend Comité en de uitvoerende bestuurders geen penningen voor de Comités ontvangen.
6. Diversen.
Buitengewone algemene vergadering : Agenda
I. Bijzonder verslag van de raad van bestuur
II. Statutaire wijzigingen
2.1. Artikel 10bis: toegestaan kapitaal
Er wordt aan de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om schijf II van het toegestane kapitaal te verlengen voor een duur van vijf jaar die vervalt op 2 juni 2010 en het maximumbedrag op te trekken van 2.478.935,25 EUR tot 25 miljoen EUR. Deze bepalingen maken het mogelijk om kapitaalsverhogingen uit te voeren voor een noodzakelijke interne reorganisatie of aankoop. Op vijftien jaar tijd werd deze mogelijkheid slechts één keer benut om Solvay Sports N.V. over te nemen.
De andere schijven van het toegestane kapitaal worden niet vernieuwd en worden geschrapt.
Bijgevolg, voorstel om de tekst van artikel 10bis te vervangen door de volgende tekst :
“Onverminderd hetgeen in artikel 10 hierboven bepaald is, is de Raad van Bestuur gemachtigd om het maatschappelijk kapitaal te verhogen op de datums en onder de voorwaarden door de Raad vastgesteld, in één of meer malen ten belope van het maximumbedrag en volgens de modaliteiten die hierna verduidelijkt worden :
Ten belope van een maximumbedrag van vijfentwintig miljoen EUR door inbrengen in natura of gemengde inbrengen (in natura en in geld). De kapitaalsverhogingen waartoe de raad van bestuur beslist in het kader van deze toestemming zijn bestemd voor interne reorganisaties of voor overnames volledig of gedeeltelijk betaalbaar met Solvay-aandelen en worden bijgevolg uitgevoerd met de schrapping van het preferent inschrijvingsrecht van de houders van oude aandelen ten gunste van een of meer bepaalde personen, behoudens personeelsleden van de onderneming of haar dochterondernemingen. Deze toestemming geldt voor een duur van vijf jaar en loopt af op uiterlijk 1 juni 2010. Het bedrag van de eventuele uitgiftepremie wordt vastgezet op een onbeschikbare rekening “Uitgiftepremie” die, net zoals het kapitaal, een waarborg ten aanzien van derden zal uitmaken en slechts verminderd of geheven zal kunnen worden overeenkomstig de voorwaarden opgelegd door de wet en de statuten voor de vermindering van het maatschappelijk kapitaal.”
2.2. Artikel 10ter: aankoop en/of overdracht van eigen aandelen van de vennootschap om ernstige en dreigende benadeling te voorkomen
Er wordt de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om de toestemming verleend aan de raad van bestuur om eigen aandelen van de maatschappij op de beurs of enige andere manier te kopen, om te ruilen of over te dragen om een ernstige en dreigende benadeling te voorkomen, te vernieuwen voor een periode van drie jaar, met ingang vanaf de datum waarop de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van 2 juni 2005 wordt bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
In artikel 10ter zou de datum van 6 juni 2002 worden vervangen door 2 juni 2005.
2.3. Artikel 10quater: aankopen op de beurs van eigen aandelen van de vennootschap
Er wordt de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om, voor een nieuwe periode van 18 maanden vanaf de algemene vergadering van 2 juni 2005, de toestemming aan de raad van bestuur te verlenen om aandelen van de vennootschap op de beurs te kopen of te over te dragen, ten belope van maximaal 8.460.000 aandelen om de verbintenissen inzake stock options te dekken.
In artikel 10 quater zou de datum van 5 juni 2003 worden vervangen door 2 juni 2005.
2.4. Artikel 15 1ste alinea: duur van bestuurdersmandaat
Er wordt de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om de maximale mandaatsduur van een bestuurder te verlagen van zes naar vier jaar. De termijn van zes jaar is gelijk aan het huidige wettelijke maximum; een termijn van maximaal vier jaar sluit beter aan op de aanbevelingen van de “Code Lippens”.
Artikel 15 – 1ste alinea zou dan vervangen worden door de volgende tekst :
“Vanaf de jaarlijkse algemene vergadering van juni 2005, worden de bestuurders door de algemene vergadering benoemd voor een termijn van ten hoogste vier jaar. Ze zijn herbenoembaar.”
2.5 Artikel 19 3de alinea: Auditcomité
In aansluiting op artikel 522 en 133 van het Wetboek der Vennootschappen wordt de buitengewone algemene vergadering voorgesteld dat Solvay N.V. diensten mag bestellen die niet onder de wettelijke opdrachten vallen bij haar commissaris voor een bedrag hoger dan zijn loon, op voorwaarde dat het Auditcomité daartoe vooraf toestemming verleent.
De volgende zin zou worden toegevoegd aan de 3de alinea van artikel 19 van de statuten: ““De raad van bestuur richt in zijn midden raadplegende comités op in de zin van artikel 522 van het Wetboek der Vennootschappen en meer bepaald een Auditcomité zoals bepaald in artikel 133, alinea 6 van het Wetboek der Vennootschappen met meer bepaald de taken beschreven in dat artikel.”
2.6. Artikel 34: datum van de gewone algemene vergadering
Er wordt de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om de datum van de gewone jaarlijkse vergadering vooruit te schuiven naar de tweede dinsdag van mei om 14.30 uur.
In artikel 34 zouden de woorden “eerste donderdag van juni (of op de eerste daaropvolgende werkdag indien de eerste "donderdag" een feestdag is) om 10 uur ‘s morgens” vervangen worden door “de tweede dinsdag van mei om 14.30 uur”.
2.7. Artikel 36: oproepen voor de algemene vergaderingen
Om zich te conformeren aan de nieuwe wet inzake oproepen voor de algemene vergaderingen, wordt de buitengewone algemene vergadering voorgesteld om de publicatietermijn in de pers en in het Belgisch Staatsblad vast te stellen op 24 dagen vóór de algemene vergadering en de verzendingstermijn van de oproepbrieven aan houders van aandelen op naam op 15 dagen.
De tekst van artikel 36 zou vervangen worden door de volgende tekst :
“De oproepen voor elke algemene vergadering bevatten de agenda en geschieden middels aankondigingen die ten minste vierentwintig dagen vóór de vergadering worden ingelast in het “Belgisch Staatsblad” en in een nationaal verspreide krant, met dien verstande dat – wanneer een tweede oproep noodzakelijk is – de termijn in alle gevallen op ten minste zeventien dagen vóór de vergadering gebracht kan worden.
Bovendien wordt aan de houders van aandelen op naam vijftien dagen vóór de vergadering een brief gezonden; van de vervulling van deze formaliteit behoeft evenwel geen bewijs te worden overgelegd.”
Assemblée Générale 2005 (2 juin 2005 à 10h)
Nous avons l'honneur de vous convoquer à une seconde assemblée générale extraordinaire qui se tiendra le jeudi 2 juin 2005 immédiatement après l’assemblée générale ordinaire, rue du Prince Albert, 44, à Ixelles-Bruxelles.
Formalités à accomplir - Avis de participation - Procuration
Assemblée générale ordinaire : Ordre du jour
1. Rapports de gestion sur les opérations de l'exercice 2004, rapports du Commissaire.
2. Rapport sur la Corporate Governance.
3. Approbation des comptes annuels de l'exercice 2004 - Affectation des bénéfices et fixation du dividende.
Il est proposé à l'Assemblée Générale d'approuver les comptes annuels ainsi que la répartition du bénéfice de l'exercice et de fixer le dividende brut par action entièrement libérée à 2,53 EUR, soit 1,90 EUR net. Après déduction de l'acompte de 0,70 EUR net versé le 13 janvier 2005, le solde de dividende s'élèvera donc à 1,20 EUR net, payable à partir du 9 juin 2005.
4. Décharge à donner aux Administrateurs et au Commissaire pour les opérations de l'exercice 2004.
Il est proposé à l'Assemblée Générale de donner décharge aux Administrateurs et au Commissaire en fonction durant l'exercice 2004 pour les opérations de cet exercice.
5. Conseil d'Administration :
a) Nomination d’un Administrateur en remplacement de M. Jürgen Ernst dont le mandat a pris fin le 31 décembre 2004.
Il est proposé à l’Assemblée Générale de désigner M.Christian Jourquin (cf. curriculum vitae) comme Administrateur, en remplacement de M. Jürgen Ernst dont le mandat a pris fin le 31 décembre 2004. Son mandat viendra à échéance à l’issue de l’assemblée générale ordinaire de mai 2009.
b) Nomination d’un Administrateur en remplacement de M. René Degrève qui renonce à son mandat avec effet le 28 février 2006.
Il est proposé à l’Assemblée Générale de désigner M.Bernard de Laguiche (cf. curriculum vitae) comme Administrateur avec effet au 1er mars 2006 en remplacement de M. René Degrève.
Son mandat viendra à échéance à l’issue de l’assemblée générale ordinaire de mai 2009.
c) Nomination de trois Administrateurs en remplacement du Baron Hubert de Wangen, du Chevalier Guy de Selliers de Moranville et du Dr Uwe-Ernst Bufe, sortants et rééligibles pour un nouveau mandat de quatre ans.
Il est proposé à l'Assemblée Générale de réélire successivement le Baron Hubert de Wangen, le Chevalier Guy de Selliers de Moranville et le Dr Uwe-Ernst Bufe comme Administrateur pour une période de quatre ans. Leur mandat viendra à échéance immédiatement après l'assemblée générale ordinaire de mai 2009.
d) Confirmation de la désignation du Baron Hubert de Wangen, du Chevalier Guy de Selliers de Moranville et du Dr Uwe-Ernst Bufe comme Administrateur indépendant au sein du Conseil d’Administration (sur base des critères à réunir pour être Administrateur indépendant, voir rapport Corporate Governance 2004, chapitre 4.3.5).
Il est proposé à l’Assemblée Générale de confirmer la désignation du Baron Hubert de Wangen, du Chevalier Guy de Selliers de Moranville et du Dr Uwe-Ernst Bufe comme Administrateur indépendant au sein du Conseil d’Administration.
e) Désignation de M. Whitson Sadler comme Administrateur indépendant au sein du Conseil d’Administration (sur base des critères à réunir pour être Administrateur indépendant, voir rapport Corporate Governance 2004, chapitre 4.3.5).
Il est proposé à l’Assemblée Générale de désigner M. Whitson Sadler comme Administrateur indépendant au sein du Conseil d’Administration.
f) Adaptations des émoluments des Administrateurs qui s’élèvent actuellement à un montant inchangé de 37.200 EUR (à l’époque 1.500.000 BEF) depuis 1988.
Il est proposé à l’Assemblée Générale d’adapter les émoluments annuels des Administrateurs de la manière suivante à partir de l’exercice 2005 :
-
d’une part, d’attribuer des émoluments annuels bruts fixes de 35.000 EUR et d’octroyer aux Administrateurs présents aux réunions du Conseil d’Administration un jeton de présence individuel de 2.500 EUR bruts par séance ;
-
d’autre part, de confirmer les jetons de présence du Comité d’Audit, à savoir : 4.000 EUR bruts pour les membres et 6.000 EUR bruts pour le Président ;
-
enfin, d’octroyer des jetons de présence au Comité des Rémunérations et des Nominations ainsi qu’au Comité des Finances, à savoir : 2.500 EUR bruts par membre et 4.000 EUR bruts pour les Présidents de ces Comités, étant entendu que le Président du Conseil d’Administration, le Président du Comité exécutif et les Administrateurs exécutifs ne percevraient pas de jetons pour ces Comités.
6. Divers.
Assemblée générale extraordinaire : Ordre du jour
I. Rapport spécial du Conseil d’Administration
II. Modifications statutaires
2.1. Article 10bis : capital autorisé
Il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire de renouveler pour une durée de cinq ans venant à échéance le 2 juin 2010 la tranche II du capital autorisé et d’en porter le montant maximum de 2.478.935,25 EUR à 25 millions d’EUR. Cette disposition permet de procéder à des augmentations de capital pour des besoins de réorganisation interne ou d’acquisition. Elle n’a été utilisée qu’une seule fois en 15 ans pour absorber Solvay Sports S.A.
Les autres tranches du capital autorisé ne sont pas renouvelées et sont abrogées.
Par conséquent, proposition de remplacer le texte de l’article 10bis par le texte suivant :
« Sans préjudice de ce qui est prévu à l’article 10 ci-avant, le Conseil d’Administration est autorisé à augmenter le capital social aux dates et conditions qu’il fixera, en une ou plusieurs fois à concurrence du montant maximum et suivant les modalités précisées ci-après :
A concurrence d’un montant maximum de vingt-cinq millions d’EUR par apports en nature ou mixte (en nature et en espèces). Les augmentations de capital décidées par le Conseil d’Administration dans le cadre de la présente autorisation seront destinées à des réorganisations internes ou à des acquisitions payables partiellement ou totalement en actions Solvay et seront en conséquence effectuées en supprimant le droit préférentiel de souscription des titulaires d’actions anciennes en faveur d’une ou plusieurs personnes déterminées, autres que les membres du personnel de la société ou de ses filiales. Cette autorisation est valable pour une durée de cinq ans se terminant au plus tard le 1er juin 2010. Le montant de la prime d’émission éventuelle sera affecté à un compte « Prime d’émission » indisponible lequel constituera, à l’égal du capital, la garantie des tiers et ne pourra être réduit ou supprimé que dans les conditions prévues par la loi et les statuts pour la réduction du capital social. »
2.2. Article 10ter : acquisition et/ou aliénation des actions propres de la société en vue de lui éviter un dommage grave et imminent
Il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire de renouveler pour une nouvelle période de trois ans, prenant cours le jour de la publication aux Annexes au Moniteur belge de la décision de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 2 juin 2005, l’autorisation accordée au Conseil d’Administration d’acquérir, d’échanger et/ou d’aliéner en Bourse ou de toute autre manière, des actions propres de la société en vue de lui éviter un dommage grave et imminent.
Dans l’article 10ter, la date du 6 juin 2002 serait remplacée par celle du 2 juin 2005.
2.3. Article 10quater : acquisition en Bourse d’actions propres de la société
Il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire de renouveler pour une nouvelle période de 18 mois à compter de l’assemblée générale du 2 juin 2005, l’autorisation accordée au Conseil d’Administration d’acquérir ou d’aliéner en Bourse des actions de la société, à concurrence de 8.460.000 actions maximum pour couvrir les engagements en matière de Stock Options.
Dans l’article 10quater, la date du 5 juin 2003 serait remplacée par celle du 2 juin 2005.
2.4. Article 15 1er alinéa : durée du mandat d’Administrateur
Il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire de réduire la durée maximale du mandat d’Administrateur de six à quatre ans. La durée de six ans représente la durée légale maximum actuelle, un terme de quatre ans maximum est plus conforme aux recommandations du « Code Lippens ».
L’article 15 1er alinéa serait dès lors remplacé par le texte suivant :
« A partir de l’assemblée générale annuelle de juin 2005, les Administrateurs sont nommés par l’Assemblée Générale pour un terme de quatre ans au plus. Ils sont rééligibles. »
2.5 Article 19 3ème alinéa : Comité d’Audit
Afin de se conformer aux articles 522 et 133 du Code des Sociétés, il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire que Solvay S.A. puisse commander des services ne relevant pas des missions légales auprès de son Commissaire pour un montant supérieur aux émoluments de celui-ci, à condition que le Comité d’Audit ait donné son accord préalable.
La phrase suivante serait ajoutée au 3ème alinéa de l’article 19 des statuts : « Par ailleurs, le Conseil d’Administration crée en son sein des Comités consultatifs au sens de l’article 522 du Code des Sociétés, et plus particulièrement un Comité d’Audit tel que prévu à l’article 133 alinéa 6 du Code des Sociétés avec, notamment, les missions prévues à cet article. »
2.6. Article 34 : date de l’assemblée générale ordinaire
Il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire d’avancer la date de l’assemblée générale ordinaire annuelle au deuxième mardi de mai à 14 h 30.
Dans l’article 34, les mots « premier jeudi de juin (ou le premier jour ouvrable qui suit si ce jeudi est un jour férié) à 10 h du matin » seraient remplacés par « deuxième mardi de mai à 14 h 30 ».
2.7. Article 36 : convocations aux assemblées générales
Pour se conformer à la nouvelle législation en matière de mode de convocations aux assemblées générales, il est proposé à l’Assemblée Générale Extraordinaire de fixer à 24 jours avant l’assemblée générale le délai de publication dans la presse et le Moniteur belge et à 15 jours le délai d’envoi des lettres missives aux actionnaires en nom.
Le texte de l’article 36 serait remplacé par le texte suivant :
« Les convocations pour toute assemblée générale contiennent l’ordre du jour et sont faites par des annonces insérées vingt-quatre jours au moins avant l’assemblée, dans le « Moniteur belge » ainsi que dans un organe de presse de diffusion nationale, étant entendu que si une seconde convocation est nécessaire, le délai peut, dans chaque cas, être porté à dix-sept jours au moins avant l’assemblée.
Des lettres missives sont, en outre, adressées quinze jours avant l’assemblée aux actionnaires en nom, mais sans qu’il doive être justifié de l’accomplissement de cette formalité.»
Shareholders' Meeting 2005 (June 2, 2005 at 10:00 am)
The documentation has been translated for purposes of information only. While every effort has been made to ensure that the English version is a faithful and accurate translation of the French text, only the latter is a legally valid document.
We have the honour of informing you that a second Extraordinary General Meeting will take place on Thursday, June 2, 2005 following the close of the Ordinary General Meeting., rue du Prince Albert 44, in Ixelles, Brussels.
Necessary procedures - Notice of attendance - Proxy
Ordinary shareholders' meeting : Agenda
1. Management Reports on the operations of the 2004 fiscal year – External Auditor’s reports.
2. Report on Corporate Governance.
3. Approval of the annual accounts for the 2004 fiscal year – Allocation of profits and dividend distribution.
It is proposed that the shareholders approve the annual accounts, the allocation of profits and the gross dividend distribution for fully-paid shares at EUR 2.53, or EUR 1.90 net of Belgian withholding tax. In view of the EUR 0.70 (net of Belgian withholding tax) interim dividend paid on 13 January 2005, the balance of the dividend to be distributed amounts to EUR 1.20 EUR (net of Belgian withholding tax), payable as of 9 June 2005.
4. Discharge to be granted to the Directors and to the External Operator for the operations of the 2004 fiscal year.
It is proposed that the shareholders grant a discharge to the Directors and External Auditor in office during the fiscal year 2004 for operations falling within that period.
5. Board of Directors:
a) Appointment of a Director to replace Mr Jürgen Ernst whose term of office expired on 31 December 2004.
It is proposed that the shareholders elect Mr Christian Jourquin (see curriculum vitae) as Director to replace Mr Jürgen Ernst whose term of office expired on 31 December 2004. His term of office will expire immediately after the Annual Shareholders’ Meeting of May 2009.
b) Appointment of a Director to replace Mr René Degrève whose term of office expires on 28 February 2006.
It is proposed that the shareholders elect Mr Christian de Laguiche (see curriculum vitae) as Director to take effect from March 1st 2006 to replace Mr René Degrève. His term of office will expire immediately after the Annual Shareholders’ Meeting of May 2009.
c) Appointment of three Directors to replace Baron Hubert de Wangen, Chevalier Guy de Selliers de Moranville and Dr Uwe-Ernst Bufe, whose term of office is due to expire and, being re-eligible, have offered themselves for re-election for a new term of office of four years.
It is proposed that the shareholders re-elect Baron Hubert de Wangen, Chevalier Guy de Selliers de Moranville and Dr Uwe-Ernst Bufe as directors for a period of four years. Their term of office will expire immediately after the Annual Shareholders’ Meeting of May 2009.
d) Confirmation of the appointment of Baron Hubert de Wangen, Chevalier Guy de Selliers de Moranville and Dr Uwe-Ernst Bufe as independent Directors within the Board of Directors (on the basis of the criteria to be satisfied to be deemed an independent Director – see the Corporate Governance report 2004, chapter 4.3.5.).
It is proposed that the shareholders confirm Baron Hubert de Wangen, Chevalier Guy de Selliers de Moranville and Dr Uwe-Ernst Bufe as independent Directors within the Board of Directors.
e) Appointment of Mr Whitson Sadler as independent Director within the Board of Directors (on the basis of the criteria to be satisfied to be deemed an independent Director, see Corporate Governance report 2004, chapter 4.3.5.).
It is proposed that the shareholders appoint Mr Whitson Sadler as independent Director within the Board of Directors.
f) Adaptation of the remuneration of the Directors which is EUR 37,200 and has not been changed since 1988 (at that time BEF 1,500,000).
It is proposed that the shareholders adapt the annual remuneration of the directors as follows, with effect from the 2005 fiscal year:
-
first, to allocate a fixed gross annual remuneration of EUR 35,000 and to pay Directors attending Board meetings an individual gross fee of EUR 2,500 per meeting;
-
secondly, to confirm the fee payable to members of the Audit Committee, namely: EUR 4,000 gross for members and EUR 6,000 gross for the Chairman;
-
finally, to pay a fee to the Remuneration and Appointments Committees, namely: EUR 2,500 gross per member and EUR 4,000 gross for the Chairmen of the said committees, it being understood that the Chairman of the Board of Directors and the Executive Directors shall not receive such fees for the committees.
6. Any other business.
Extraordinary shareholders' meeting : Agenda
I. Special report of the Board of Directors
II. Amendments to the articles of association
2.1. Article 10 a: authorised capital
It is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting renews for a period of five years, expiring on 2 June 2010, tranche II of the authorised capital and increase the maximum amount from EUR 2,478,935.25 to EUR 25 million. This provision is intended to be used to implement increases of capital for internal reorganisation or acquisition purposes. It has been used only once in 15 years to absorb Solvay Sports S.A.
Article 10 a would therefore be worded as follows:
“Without prejudice to the stipulations of article 10 above, the Board of Directors is authorised to increase the registered capital on the dates and conditions determined by it, in one or more amounts up to the maximum amount and in accordance with the terms and conditions set out below:
Up to a maximum mount of twenty-five million EUR, by contributions in kind or by mixed contributions (in kind and cash). The increases of capital decided by the Board of Directors within the framework of this authorisation will be intended for use in connection with internal reorganisations or acquisition that are payable in part or in full in Solvay shares and will accordingly be implemented by cancelling the preferential subscriptions right of holders of old shares in favour of one or more specified persons, other than employees of the company or its subsidiaries. This authorisation is valid for a period of five years expiring no later than 1 June 2010. The amount of the share premium, if applicable, will be allocated to an unavailable “Share Premium” account which will constitute, in an amount equal to the capital, the guarantee of third parties and may only be reduced or closed on the conditions stipulated in law and in the articles of association for the reduction of the registered capital.”
The other tranches of authorised capital are not renewed and are cancelled.
2.2. Article 10 b: acquisition and/or cancellation of the company’s own shares in order to avoid a serious and imminent threat to the company
It is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting renews for a further period of three years, to take effect from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Journal of the shareholders’ decision of 2 June 2005, the authorisation granted to the Board of Directors to acquire, exchange and/or cancel on the stock market or in any other way, the company’s own shares in order to avoid a serious and imminent threat to the company.
In article 10 b, the date of 6 June 2002 would be replaced by that of 2 June 2005.
2.3. Article 10 c: acquisition on the stock market of the company’s own shares
It is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting renews for a further period of 18 months, to take effect from the general meeting of 2 June 2005, the authorisation granted to the Board of Directors to acquire or cancel on the stock market the company’s shares, up to a maximum of 8,460,000 shares, to cover the company’s stock option commitments.
In article 10 c, the date of 5 June 2003 would be replaced by that of 2 June 2005.
2.4. Article 15 1st indent: length of the term of office of Directors
It is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting reduces the maximum length of a Director’s term of office form six to four years. The period of six years represents the current maximum legal period, but a term of office of not more than four years is more in keeping with the recommendations of the “Lippens Code”.
Article 15 1st indent would then be worded as follows:
“With effect from the annual shareholders’ meeting of June 2005, Directors are appointed by the General Meeting for a term of office of not more than four years. They are eligible for re-election.”
2.5 Article 19 3 3rd indent: Audit Committee
In order to comply with articles 522 and 133 of the Company Code, it is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting authorises Solvay S.A. to commission its External Auditor to carry out engagements not falling within the scope of his legal mandate for an amount in excess of the latter’s fees, subject to the prior approval of the Audit Committee.
The following sentence would be added to the 3rd indent of article 19 of the articles of association: “Furthermore, the Board of Directors creates within its framework Consultative Committees within the meaning of article 522 of the Company Code, and more specifically an Audit Committee in accordance with article 133 indent 6 of the Company Code with, in particular, the tasks set out in that article.”
2.6. Article 34: date of the annual shareholders’ meeting
It is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting brings forward the date of the annual shareholders’ meeting to the second Tuesday in May at 14h30.
In article 34, the words “first Thursday in June (or the next working day if that Thursday is a public holiday) at 10h00 in the morning” would be replaced by “second Tuesday in May at 14h30”.
2.7. Article 36: notices convening general meetings
In order to comply with the new legislation concerning the method of convening general meetings, it is proposed that the Extraordinary Shareholders’ Meeting establishes the following deadlines: on the one hand, 24 days before the meeting for publication in the press and the Belgian Official Journal and, on the other hand, 15 days before the meeting for sending out notices to registered shareholders.
Article 36 would be worded as follows:
“Notices convening general assemblies contain the agenda and are communicated by way of an announcement published in the Belgian Official Journal and a newspaper with national circulation at least twenty-four days before the meeting, it being understood that if a second notice is required, the period may, in each case, be reduced to at least seventeen days before the meeting.
In addition, notices shall be addressed fifteen days before the meeting to registered shareholders without, however, there being any need to justify that this formality has been accomplished.”
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